Algemene Voorwaarden – General Terms and Conditions

Algemene voorwaarden pdf versie

Model Algemene Voorwaarden NBA 2017 © Gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Amsterdam op 19 juni 2017 onder nummer 39/2017 VARIANT 1

Artikel 1. DEFINITIES

De onderstaande met hoofdletter geschreven definities hebben in het kader van deze algemene voorwaarden de volgende betekenis:

1. Beroepsregelgeving: de beroeps- en gedragsregels waaraan alle accountants vanwege de inschrijving in het accountantsregister van de NBA zijn onderworpen;
2. Bescheiden: alle door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde informatie of gegevens; alle in het kader van de uitvoering van de Opdracht / Overeenkomst door Opdrachtnemer vervaardigde of verzamelde gegevens; en alle overige informatie van enige relevantie voor de uitvoering of voltooiing van de Opdracht. Voornoemde informatie kan al dan niet zijn opgeslagen op (on)stoffelijke gegevensdragers en al dan niet zijn ondergebracht bij derden;
3. Medewerker: een natuurlijke persoon werkzaam bij of verbonden aan de Opdrachtnemer, al dan niet op grond van een arbeidsovereenkomst;
4. Opdracht / Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht, waarbij Opdrachtnemer zich jegens Opdrachtgever verbindt om bepaalde Werkzaamheden te verrichten;
5. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die aan Opdrachtnemer de Opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden;
6. Opdrachtnemer: het kantoor dat de Opdracht heeft aanvaard. Alle Opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door het kantoor, niet door of vanwege een individuele Medewerker, ook als Opdrachtgever de Opdracht uitdrukkelijk of stilzwijgend heeft verleend met het oog op uitvoering hiervan door een bepaalde Medewerker of bepaalde Medewerkers. De artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW worden uitdrukkelijk van toepassing uitgesloten;
7. Werkzaamheden: alle door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever uit te voeren werkzaamheden en verrichtingen waartoe Opdracht is gegeven en die door Opdrachtnemer zijn aanvaard, alsmede alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende werkzaamheden en verrichtingen.

Artikel 2. TOEPASSELIJKHEID

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op: alle aanbiedingen, offertes, Opdrachten, rechtsbetrekkingen en Overeenkomsten, hoe ook genaamd, waarbij Opdrachtnemer zich verbindt / zal verbinden om Werkzaamheden te verrichten voor Opdrachtgever, alsmede op alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende Werkzaamheden.
2. Afwijkingen van en aanvullingen op de Opdracht en/of deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig als ze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen in, bijvoorbeeld, een (schriftelijke) Overeenkomst of (een nadere) opdrachtbevestiging.
3. Indien enige voorwaarde in deze algemene voorwaarden afwijkt van een voorwaarde in de opdrachtbevestiging dan geldt de in de opdrachtbevestiging opgenomen voorwaarde voor wat betreft de tegenstrijdigheid.
4. Deze algemene voorwaarden gelden ook voor eventuele aanvullende of vervolgopdrachten.
5. De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt door Opdrachtnemer hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.
6. Op deze algemene voorwaarden kunnen zich ook die natuurlijke en rechtspersonen beroepen die direct of indirect op welke wijze dan ook, al dan niet op grond van een arbeidsovereenkomst, bij de dienstverlening aan Opdrachtgever door of vanwege Opdrachtnemer zijn betrokken.

Artikel 3. GEGEVENS OPDRACHTGEVER

1. Opdrachtgever is gehouden om alle Bescheiden die Opdrachtnemer naar zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende Opdracht in de gewenste vorm, op de gewenste wijze en tijdig ter beschikking van Opdrachtnemer te stellen. Opdrachtnemer bepaalt wat moet worden verstaan onder tijdig, de gewenste vorm en de gewenste wijze.
2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, de volledigheid en de betrouwbaarheid van de door hem verstrekte Bescheiden, ook als deze van derden afkomstig zijn, voor zover uit de aard van de Opdracht niet anders voortvloeit.
3. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige Bescheiden.
4. Voor rekening en risico van Opdrachtgever zijn de door Opdrachtnemer gemaakte extra kosten en extra uren, alsmede de overige schade voor Opdrachtnemer, vanwege het niet, niet tijdig of niet behoorlijk verschaffen door de Opdrachtgever van voor de uitvoering van de Werkzaamheden noodzakelijke Bescheiden.
5. In geval van elektronische verzending van informatie – waaronder begrepen (maar niet beperkt tot) belastingaangiften, jaarrekeningen, rapportages – van (en in opdracht van) Opdrachtgever door Opdrachtnemer aan derden, wordt Opdrachtgever aangemerkt als de partij die de betreffende informatie ondertekent en verzendt.
6. Opdrachtnemer heeft het recht om de uitvoering van de Opdracht op te schorten tot het moment dat Opdrachtgever aan de in het eerste lid genoemde verplichtingen heeft voldaan.
7. Op eerste schriftelijk verzoek van Opdrachtgever zal Opdrachtnemer de originele, door Opdrachtgever verstrekte, Bescheiden aan Opdrachtgever retourneren.

Artikel 4. UITVOERING OPDRACHT

1. Opdrachtnemer voert de Opdracht uit naar beste kunnen en met in achtneming van de toepasselijke wet- en (Beroeps)regelgeving.
2. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop de Opdracht wordt uitgevoerd en door welke Medewerker(s).
3. Opdrachtnemer heeft het recht om Werkzaamheden te laten verrichten door een door de Opdrachtnemer aan te wijzen derde.

Artikel. 5. (BEROEPS)REGELGEVING

1. Opdrachtgever verleent volledige medewerking aan de verplichtingen die voor Opdrachtnemer voortvloeien uit de toepasselijke (Beroeps)regelgeving.
2. Opdrachtnemer treft passende maatregelen om de van Opdrachtgever afkomstige persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie te beschermen. Opdrachtnemer zal Medewerkers en in te schakelen derden inlichten over het vertrouwelijke karakter van de informatie. Verwerking van persoonsgegevens door Opdrachtnemer vindt plaats conform de toepasselijke (inter)nationale wet- en (Beroeps)regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.
3. Opdrachtgever is ermee bekend dat Opdrachtnemer in sommige gevallen op basis van (inter)nationale wet- of (Beroeps)regelgeving verplicht wordt tot openbaarmaking van vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever. Voor zover nodig, geeft Opdrachtgever hierbij haar toestemming en medewerking aan dergelijke openbaarmaking, waaronder (maar niet uitsluitend) in de gevallen dat Opdrachtnemer:
   1. in wet- en (Beroeps)regelgeving omschreven en tijdens de uitvoering van zijn Werkzaamheden bekend geworden, verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties dient te melden aan de daarvoor van overheidswege ingestelde autoriteiten;
   2. in bepaalde situaties een fraudemelding moet doen;
   3. verplicht is om een onderzoek te doen naar de (identiteit van) Opdrachtgever dan wel diens cliënt.
4. Opdrachtnemer sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade die ontstaat bij Opdrachtgever ten gevolge van het voldoen door Opdrachtnemer aan de voor hem geldende wet- en (Beroeps)regelgeving.
5. Partijen zullen hun verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan door hen in te schakelen derden.

Artikel 6. INTELLECTUELE EIGENDOM

1. Het uitvoeren van de Opdracht door Opdrachtnemer houdt niet tevens in de overdracht van intellectuele eigendomsrechten die bij Opdrachtnemer rusten. Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de Opdracht behoren toe aan Opdrachtnemer.
2. Het is Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden om de producten waarop de intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtnemer rusten, dan wel producten waarop intellectuele eigendomsrechten rusten met betrekking tot het gebruik waarvan Opdrachtnemer gebruiksrechten heeft verworven, te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) om: computerprogramma`s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten, rapportages, templates, macro’s en andere geestesproducten.
3. Het is Opdrachtgever niet toegestaan om de in het tweede lid genoemde producten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer aan derden ter hand te stellen. Dit geldt niet in het geval Opdrachtgever een deskundig oordeel wil verkrijgen over de uitvoering van de Werkzaamheden door Opdrachtnemer. Opdrachtgever zal in dat geval zijn verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan de door hem ingeschakelde derden.

Artikel 7. OVERMACHT

1. Als partijen de verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk kunnen nakomen ten gevolge van overmacht in de zin van art. 6:75 BW dan worden die verplichtingen opgeschort tot op het moment dat partijen alsnog in staat zijn deze op de overeengekomen wijze na te komen.
2. Als de situatie als bedoeld in het eerste lid zich voordoet hebben partijen het recht om de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk en met onmiddellijke ingang schriftelijk op te zeggen, overigens zonder dat recht op enige schadevergoeding bestaat.
3. Indien Opdrachtnemer bij het intreden van de overmachtssituatie al gedeeltelijk aan de overeengekomen verplichtingen heeft voldaan, is Opdrachtnemer gerechtigd de verrichte Werkzaamheden afzonderlijk en tussentijds te facturen en dient de Opdrachtgever deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke transactie.

Artikel 8. HONORARIUM EN KOSTEN

1. De door Opdrachtnemer uitgevoerde Werkzaamheden worden op basis van bestede tijd en gemaakte kosten aan Opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen zoals bijvoorbeeld de betaling van een vaste prijs. Betaling van het honorarium is niet afhankelijk van het resultaat van de Werkzaamheden tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Reistijd en verblijfskosten ten behoeve van de Werkzaamheden worden apart in rekening gebracht.
2. Naast het honorarium worden de door Opdrachtnemer gemaakte onkosten en de declaraties van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden aan Opdrachtgever in rekening gebracht.
3. Opdrachtnemer heeft het recht om de betaling van een voorschot te vragen aan Opdrachtgever. Het niet (tijdig) betalen van het voorschot kan een reden zijn voor Opdrachtnemer om de Werkzaamheden (tijdelijk) op te schorten.
4. Als na de totstandkoming van de Overeenkomst, maar voordat de Opdracht geheel is uitgevoerd, honoraria of prijzen wijzigen, heeft Opdrachtnemer het recht om het overeengekomen tarief aan te passen, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
5. Indien dit wettelijk verplicht is dan wordt de omzetbelasting apart in rekening gebracht over alle door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verschuldigde bedragen.

Artikel 9. BETALING

1. Betaling door Opdrachtgever van de aan Opdrachtnemer verschuldigde bedragen dient, zonder dat Opdrachtgever recht heeft op enige aftrek, korting, opschorting of verrekening, te geschieden binnen 30 dagen na de factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. De dag van betaling is de dag van bijschrijving van het verschuldigde op de rekening van Opdrachtnemer.
2. Als Opdrachtgever niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn heeft betaald, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is Opdrachtnemer gerechtigd om vanaf dat moment de wettelijke (handels)rente in rekening te brengen.
3. Als Opdrachtgever niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn heeft betaald, is Opdrachtgever gehouden tot vergoeding van alle daadwerkelijk door Opdrachtnemer gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten. De vergoeding van de gemaakte kosten beperkt zich niet tot de eventueel door de rechter vastgestelde kostenveroordeling.
4. In geval van een gezamenlijk gegeven Opdracht zijn Opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het factuurbedrag, de verschuldigde rente(n) en kosten.
5. Als de financiële positie of het betalingsgedrag van Opdrachtgever naar het oordeel van Opdrachtnemer daartoe aanleiding geeft, of als Opdrachtgever nalaat een voorschot dan wel een declaratie binnen de daarvoor gestelde betalingstermijn te voldoen dan is Opdrachtnemer gerechtigd om van Opdrachtgever te verlangen, dat deze onverwijld (aanvullende) zekerheid stelt in een door Opdrachtnemer te bepalen vorm. Als Opdrachtgever nalaat om de verlangde zekerheid te stellen dan is Opdrachtnemer gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de Overeenkomst onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen Opdrachtgever aan Opdrachtnemer uit welke hoofde ook verschuldigd is, direct opeisbaar.

Artikel 10. TERMIJNEN

1. Als tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer een termijn/datum is afgesproken waarbinnen de Opdracht dient te worden uitgevoerd en Opdrachtgever verzuimt om: (a) een vooruitbetaling te voldoen – indien overeengekomen – of (b) de noodzakelijke Bescheiden tijdig, volledig, in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen, dan treden Opdrachtgever en Opdrachtnemer in overleg over een nieuwe termijn/datum waarbinnen de Opdracht dient te worden uitgevoerd.
2. Termijnen waarbinnen de Werkzaamheden dienen te zijn afgerond, zijn alleen te beschouwen als een fatale termijn als dit uitdrukkelijk en met zoveel woorden tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer (schriftelijk) overeengekomen is.

Artikel 11. AANSPRAKELIJKHEID EN VRIJWARINGEN

1. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade van Opdrachtgever die ontstaat doordat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer geen, onjuiste of onvolledige Bescheiden heeft verstrekt, of doordat deze niet tijdig zijn aangeleverd. Hieronder wordt mede begrepen de situatie dat de Opdrachtnemer niet in staat is de jaarstukken binnen de wettelijke termijn te deponeren bij de Kamer van Koophandel als gevolg van een handelen of nalaten (aan de zijde) van de Opdrachtgever.
2. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen: gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie en andere gevolgschade of indirecte schade die het gevolg is van het niet, niet tijdig of niet deugdelijk presteren door Opdrachtnemer.
3. De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is beperkt tot de vergoeding van de directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een (samenhangende serie van) toerekenbare tekortkoming(en) in de uitvoering van de Opdracht. Deze aansprakelijkheid voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat volgens de aansprakelijkheidsverzekeraar van Opdrachtnemer voor het betreffende geval wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel door Opdrachtnemer uit hoofde van de verzekering te dragen eigen risico. Onder directe schade wordt – onder meer – verstaan: de gemaakte redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en omvang van de schade; de gemaakte redelijke kosten om de prestatie van Opdrachtnemer aan de Overeenkomst te laten beantwoorden en de gemaakte redelijke kosten ter voorkoming of beperking van de schade.
4. Als, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering – zoals bedoeld in lid 3 van dit artikel – overgaat, is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot het bedrag van het voor de uitvoering van de Opdracht in rekening gebrachte honorarium. Als de Opdracht een duurovereenkomst betreft met een looptijd van meer dan één (1) jaar, dan wordt het hiervoor bedoelde bedrag gesteld op eenmaal het bedrag van het honorarium dat in de twaalf maanden voorafgaand aan het ontstaan van de schade in rekening is gebracht aan Opdrachtgever. In geen geval zal de totale vergoeding van de schade op grond van dit artikellid meer bedragen dan € 300.000 per toerekenbare tekortkoming, tenzij partijen – gezien de omvang van de Opdracht of de risico’s die met de Opdracht gepaard gaan – reden zien om bij het aangaan van de Overeenkomst af te wijken van dit maximum.
5. Een samenhangende serie van toerekenbare tekortkomingen geldt als één (1) toerekenbare tekortkoming.
6. De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet indien en voor zover sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer of haar leidinggevend management.
7. Opdrachtgever is gehouden om schade beperkende maatregelen te nemen. Opdrachtnemer heeft het recht om de schade ongedaan te maken of te beperken door herstel of verbetering van de uitgevoerde Werkzaamheden.
8. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer geen, onjuiste of onvolledige Bescheiden heeft verstrekt.
9. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden (Medewerkers van Opdrachtnemer en door Opdrachtnemer ingeschakelde derden daaronder begrepen) die in verband met de uitvoering van de Opdracht schade lijden, welke schade het gevolg is van het handelen of nalaten van Opdrachtgever of van onveilige situaties in diens bedrijf of organisatie.
10. Het bepaalde in de leden 1 t/m 9 van dit artikel heeft zowel betrekking op de contractuele als de buitencontractuele aansprakelijkheid van Opdrachtnemer jegens Opdrachtgever.

Artikel 12. OPZEGGING

1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen te allen tijde (tussentijds) de Overeenkomst onmiddellijk opzeggen zonder inachtneming van een opzegtermijn door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de andere partij. Als de Overeenkomst eindigt voordat de Opdracht is voltooid, is Opdrachtgever het honorarium verschuldigd overeenkomstig de door Opdrachtnemer opgegeven uren voor Werkzaamheden die ten behoeve van Opdrachtgever zijn verricht.
2. Als Opdrachtgever overgaat tot (tussentijdse) opzegging dan heeft Opdrachtnemer recht op vergoeding van het aan zijn zijde ontstane en aannemelijk te maken bezettingsverlies, op vergoeding van additionele kosten die Opdrachtnemer reeds heeft gemaakt, en op vergoeding van kosten die voortvloeien uit eventuele annulering van ingeschakelde derden (zoals – onder meer – de eventuele kosten met betrekking tot onderaanneming).
3. Als Opdrachtnemer overgaat tot (tussentijdse) opzegging dan heeft Opdrachtgever recht op medewerking van Opdrachtnemer bij de overdracht van Werkzaamheden aan derden, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Opdrachtgever waardoor Opdrachtnemer zich genoodzaakt ziet om tot opzegging over te gaan. Voorwaarde voor het recht op medewerking als in dit lid bepaald, is dat Opdrachtgever alle onderliggende openstaande voorschotten dan wel alle declaraties heeft voldaan.

Artikel 13. OPSCHORTINGSRECHT

1. Opdrachtnemer is bevoegd om na een zorgvuldige belangenafweging de nakoming van al zijn verplichtingen op te schorten, waaronder begrepen de afgifte van Bescheiden of andere zaken aan Opdrachtgever of derden, tot op het moment dat alle opeisbare vorderingen op Opdrachtgever volledig zijn voldaan.
2. Het eerste lid is niet van toepassing op Bescheiden van Opdrachtgever die (nog) geen bewerking door Opdrachtnemer hebben ondergaan.

Artikel 14. VERVALTERMIJN

Voor zover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van Opdrachtgever uit welke hoofde ook jegens Opdrachtnemer in verband met het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer, in ieder geval na één jaar na het moment waarop Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden. Deze termijn betreft niet de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de daartoe aangewezen instantie(s) voor de klachtbehandeling en/of de Raad voor Geschillen.

Artikel 15. ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE EN ELEKTRONISCH DEPONEREN VAN JAARSTUKKEN

1. Tijdens de uitvoering van de Opdracht kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren en/of gebruik maken van elektronische opslag (zoals cloud-toepassingen). Behoudens voor zover schriftelijk anders is overeengekomen, mogen partijen ervan uitgaan dat verzending van correct geadresseerde faxberichten, e-mails (met inbegrip van e-mails die via internet worden verstuurd) en voicemailberichten ongeacht of deze vertrouwelijke informatie of stukken bevatten die op de Opdracht betrekking hebben, over en weer worden aanvaard. Hetzelfde geldt voor andere door de andere partij gebruikte of aanvaarde communicatiemiddelen.
2. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het gebruik van elektronische middelen van communicatie, netwerken, applicaties, elektronische opslag, of overige systemen waaronder – maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, omissies, vervorming, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld. Het voorgaande geldt eveneens voor het gebruik dat Opdrachtnemer daarvan maakt in haar contacten met derden.
3. In aanvulling op het vorige lid aanvaardt Opdrachtnemer geen aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door of in verband met het elektronisch verzenden van (elektronische) jaarstukken en het digitaal deponeren daarvan bij de Kamer van Koophandel.
4. Zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s.
5. De data-uittreksels uit de computersystemen van verzender leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door verzender verzonden elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door de ontvanger.
6. Het bepaalde in artikel 11 is van dienovereenkomstige toepassing.

Artikel 16. OVERIGE BEPALINGEN

1. Als Opdrachtnemer op locatie van Opdrachtgever Werkzaamheden verricht, garandeert Opdrachtgever een geschikte werkplek, die voldoet aan de wettelijk gestelde ARBO-normen en aan andere toepasselijke regelgeving met betrekking tot arbeidsomstandigheden. Opdrachtgever dient er voor zorg te dragen dat Opdrachtnemer in dat geval wordt voorzien van kantoorruimte en overige faciliteiten die naar het oordeel van Opdrachtnemer noodzakelijk of nuttig zijn om de Overeenkomst uit te voeren en die voldoen aan alle daaraan te stellen (wettelijke) vereisten. Met betrekking tot beschikbaar gestelde (computer)faciliteiten is Opdrachtgever verplicht voor continuïteit zorg te dragen onder meer door middel van afdoende back- up, veiligheid en viruscontrole procedures. Opdrachtnemer zal viruscontrole procedures toepassen wanneer Opdrachtnemer van de faciliteiten van Opdrachtgever gebruik maakt.
2. Opdrachtgever zal geen bij de uitvoering van de Werkzaamheden betrokken Medewerkers aannemen of benaderen om bij Opdrachtgever, al dan niet tijdelijk, direct of indirect in dienst te treden, dan wel direct of indirect ten behoeve van Opdrachtgever, al dan niet in loondienst, werkzaamheden te verrichten gedurende de looptijd van de Overeenkomst of enige verlenging daarvan en gedurende de 12 maanden daarna.
3. Deze algemene voorwaarden zijn zowel in de Nederlandse als Engelse taal opgesteld. Ingeval van verschil of tegenstrijdigheid tussen de Engelse en de Nederlandse tekst, is de Nederlandse tekst bindend.
4. Bepalingen in de Opdracht die uitdrukkelijk of naar hun aard ook na afloop of beëindiging van de Opdracht van kracht dienen te blijven, blijven na afloop of beëindiging van kracht, waaronder mede begrepen de artikelen 6, 8, 9, 11, 16 lid 2 en 17.

Artikel 17. TOEPASSELIJK RECHT EN FORUMKEUZE

1. De Overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht.
2. Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Opdrachtnemer gevestigd is.
3. Het bepaalde in lid 1 en 2 van dit artikel laat onverlet de mogelijkheid van Opdrachtgever om een geschil voor te leggen bij de Raad voor Geschillen en/of een klacht in te dienen bij de Opdrachtnemer zelf, de Accountantskamer (tuchtrecht) of de Klachtencommissie (klachtrecht).

Artikel 18. REPARATIECLAUSULE NIETIGHEDEN

1. Als enige bepaling uit deze algemene voorwaarden of uit de onderliggende Opdracht/Overeenkomst geheel of ten dele nietig en/of niet geldig en/of niet afdwingbaar mocht zijn, dit tengevolge van enig wettelijk voorschrift, rechterlijke uitspraak dan wel anderszins, dan zal dit geen enkel gevolg hebben voor de geldigheid van alle andere bepalingen van deze algemene voorwaarden of de onderliggende Opdracht/Overeenkomst.
2. Als op enige bepaling in de Opdracht of op een gedeelte van de Opdracht rechtens geen beroep kan worden gedaan, blijft het overige gedeelte van de Opdracht onverminderd van kracht, met dien verstande dat de bepaling op het gedeelte waarop geen beroep kan worden gedaan, geacht moet worden zodanig te zijn aangepast dat een beroep daarop wel mogelijk is, waarbij de intentie van partijen met betrekking tot de oorspronkelijke bepaling c.q. het oorspronkelijke gedeelte zoveel mogelijk in stand blijft.

[●]

General Terms and Conditions – pdf version

Model General Terms and Conditions of NBA (the Netherlands Institute of Chartered Accountants) 2017 © Filed June 19th 2017 at the Court Registry of the District Court in Amsterdam under number 39/2017 VERSION 1

Article 1. DEFINITIONS

The definitions stated below in capital letters have the following meaning in the context of these general terms and conditions:

1. Professional regulations: the professional rules and rules of conduct that govern all accountants due to registration in the accountants’ register of the NBA (the Netherlands Institute of Chartered Accountants);
2. Documents: all information or data made available by the Client to the Contractor; all data produced or collected by theContractor in the context of the execution of the Assignment/Agreement; and all other information of any relevance for the execution or completion of the Assignment. The aforesaid information can be stored in tangible or intangible data carriers, whether or not placed with third parties;
3. Employee: a natural person employed by or associated with the Contractor, whether or not on the basis of an employment contract;
4. Assignment/Agreement: the agreement for the provision of services, under which the Contractor undertakes towards the Client to execute specified Work;
5. The Client: the natural person or the legal entity who/which has provided the Contractor with the Assignment to execute Work;
6. The Contractor: the firm that has accepted the Assignment. All Assignments are exclusively accepted and executed by the firm, not by or on account of an individual Employee, even if the Client has provided the Assignment expressly or tacitly for the purpose of execution thereof by a specific Employee or specific Employees. The applicability of Sections 404, 407 subsection2 and 409, Book 7 of the Civil Code is expressly excluded;
7. Work: all work to be executed by the Contractor for the benefit of the Client for which an Assignment is provided and which has been accepted by the Contractor, as well as all work ensuing therefrom for, and to be executed by, the Contractor.

Article 2. APPLICABILITY

1. These general terms and conditions apply to: all offers, tenders, Assignments, legal relationships and Agreements, by whatever name, for which the Contractor undertakes/will undertake to execute Work for the Client, as well as all Work ensuing therefrom for the Contractor.
2. Derogations from, or addendums to, these general terms and conditions, shall only be valid if these have been expressly agreed in writing in, for example, an Agreement (in writing) or in (a further) confirmation of the Assignment.
3. If any provision in these general terms and conditions and the Assignment confirmation letter were to conflict, the provision set out in the Assignment confirmation letter shall be applicable as regards the contradiction.
4. These general terms and conditions also apply to any additional or subsequent Assignments.
5. The applicability of the general terms and conditions of the Client is hereby expressly rejected by the Contractor.
6. Natural persons and legal entities that are involved in the provision of service to the Client by or on behalf of the Contractor, directly or indirectly or in any manner whatsoever, whether or not on the basis of an employment contract, can rely on these general terms and conditions.

Article 3. CLIENT DATA

1. The Client will be obliged to make all Documents that the Contractor in his/her opinion requires for the correct execution of the Assignment, available to the Contractor in the required form, in the required manner and in a timely manner. The Contractor will determine what must be taken to mean by the required form, the required manner and a timely manner.
2. The Client guarantees the accuracy, the completeness and the reliability of the Documents provided by the Client, also if these originate from third parties, in so far as this does not ensue otherwise from the nature of the Assignment.
3. The Client indemnifies the Contractor against any loss or damage resulting from inaccurate or incomplete Documents.
4. The extra costs incurred by the Contractor and extra hours worked by the Contractor, as well as the further loss or damage suffered by the Contractor, due to not, not in a timely manner, or not properly providing by the Client of the Documents necessary for the execution of the Work, will be at the Client’s risk and expense.
5. In the event of electronic sending by the Contractor of information including, but not limited to tax returns, annual accounts, reports of (and on the orders of) the Client to third parties, the Client will be regarded as the party that signs and sends the information concerned.
6. The Contractor has the right to suspend the execution of the Assignment until the time when the Client has fulfilled the obligations referred to in the first subclause.
7. The Contractor will, upon first request in writing from the Client, return to the Client the original Documents provided by the Client.

Article 4. EXECUTION OF THE ASSIGNMENT

1. The Contractor will execute the Assignment to the best of his/her abilities and with due regard to the applicable legislation and (Professional) regulations.
2. The Contractor determines the manner in which the Assignment will be executed and by which Employee(s).
3. The Contractor has the right to have Work executed by a third party to be appointed by the Contractor.

Article. 5. (PROFESSIONAL) REGULATIONS

1. The Client will provide full cooperation to the obligations ensuing for the Contractor from the applicable (Professional) regulations.
2. The Contractor will take suitable measures for the protection of the personal data and other confidential information originating from the Client. The Contractor will inform the Employees and the third parties to be engaged of the confidential character of the information. The processing by the Contractor will take place in conformity with the applicable (inter)national legislation and (Professional) regulations in the field of the protection of personal data.
3. The Client is aware that the Contractor is in some cases obliged on the basis of (inter)national legislation or (Professional) regulations to disclose the Client’s confidential information. In so far as necessary the Client hereby provides permission and cooperation to such disclosure, including (but not limited to) in the cases that the Contractor:
   1. must report executed or intended unusual transactions described in legislation and (Professional) regulations, which become known to the Contractor during the execution of the Work, to the authorities appointed for this purpose by the government;
   2. must report fraud in specific situations;
   3. is obliged to conduct an investigation of the (the identity of) the Client, or the Client’s client.
4. The Contractor excludes liability for loss or damage sustained by the Client due to the Contractor’s compliance with the legislation and (Professional) regulations to which it is subject.
5. Parties will impose their obligations on the basis of this article on any third parties to be engaged by them.

Article 6. INTELLECTUAL PROPERTY

1. The execution of the Assignment by the Contractor does not include the transfer of intellectual property rights that are vested in the Contractor. All intellectual property rights arisen during, or ensuing from, the execution of the Assignment belong to the Contractor.
2. The Client is expressly prohibited from reproducing, publishing or utilising the products which the Contractor’s intellectual property rights are vested in, or as the case may be the products intellectual property rights are vested in with regard to the use of which the Contractor has acquired the rights of use. This concerns for example (but is not limited to): computer programs, system designs, working methods, advice, (model) contracts, reports, templates, macros, and other intellectual work.
3. The Client is not permitted to provide the products referred to in the second subclause to third parties without prior permission in writing from the Contractor. This does not apply in the event that the Client wishes to acquire an expert opinion regarding the execution of the Work by the Contractor. In that event the Client will impose the Client’s obligations on the basis of this article on the third parties engaged by the Client.

Article 7. FORCE MAJEURE

1. If parties cannot, not in a timely manner, or not properly fulfil the obligations under the Agreement resulting from force majeure within the meaning of Section 75, Book 6 of the Civil Code, these obligations will be suspended until the time when parties will be able to fulfil these in the agreed manner.
2. In the event that the situation occurs as referred to in the first subclause, parties will have the right to terminate the Agreement, wholly or in part, in writing and with immediate effect, without the right to any compensation existing.
3. If at the occurrence of the force majeure situation the Contractor has already partially fulfilled the agreed obligations, the Contractor will be entitled to in the interim separately invoice the executed Work, and the Client must pay this invoice as if it concerned a separate transaction.

Article 8. FEE AND COSTS

1. The Work executed by the Contractor will be charged to the Client, on the basis of time spent and costs incurred, unless parties have agreed expressly otherwise such as, for example, payment of a fixed price. The payment of the fee will not be depending on the result of the Work, unless agreed otherwise in writing. The travel time and accommodation costs for the purpose of the Work will be charged separately.
2. In addition to the fee, the expenses incurred by the Contractor and the invoices of third parties engaged by the Contractor will be charged to the Client.
3. The Contractor has the right to require an advance payment from the Client. The failure to make the advance payment (in a timely manner) may be a reason for the Contractor to (temporarily) suspend the Work.
4. If after the coming into effect of the Agreement, but before the Assignment is entirely executed, fees or prices are changed, the Contractor will be entitled to adjust the agreed rate accordingly, unless expressly agreed otherwise.
5. If required by law, the turnover tax (“omzetbelasting”) will be charged separately on all amounts owed by the Client to the Contractor.

Article 9. PAYMENT

1. Payment by the Client of the amounts owed to the Contractor must take place, without the Client having any right to any deduction, reduction, suspension, or setoff, within 30 days after the invoice date, unless agreed otherwise. The day of payment is the day the amount owed is credited to the account of the Contractor.
2. If the Client has not paid within the period referred to in the first subclause, the Client will be in default by operation of law and the Contractor will be entitled to charge the statutory (commercial) interest from that time.
3. If the Client has not paid within the period referred to in the first subclause, the Client will be obliged to pay all judicial and extrajudicial (collection) costs actually incurred by the Contractor. The reimbursement of the costs incurred will not be limited to any order to pay costs determined by the court.
4. In the event of a jointly provided Assignment the Clients will be jointly and severally liable for the payment of the invoice amount and the interest and costs owed.
5. If the financial position or the payment record of the Client gives cause for this in the opinion of the Contractor, or if the Client omits to make an advance payment, or to pay an invoice within the payment term set out for this, the Contractor will be entitled to require that the Client promptly provides (additional) security in a form to be determined by the Contractor. If the Client omits to provide the required security, the Contractor will be entitled, without prejudice to the Contractor’s other rights, to immediately suspend further performance of the Agreement, and all that which the Client owes to the Contractor on whatsoever basis, will be immediately due and payable.

Article 10. PERIODS/TERMS

1. If a period/term has been agreed between the Client and the Contractor within which the Assignment must be executed and the Client omits to: (a) make an advance payment – if agreed – or (b) make the necessary Documents available in a timely manner, completely, in the required form and in the required manner, the Client and the Contractor will enter into consultation regarding a new period/date within which the Assignment must be executed.
2. Periods/terms within which the Work must be completed are only to be deemed to be a final deadline if this has been agreed expressly and in so many words (in writing) between the Client and the Contractor.

Article 11. LIABILITY AND INDEMNITY

1. The Contractor will not be liable for any loss or damage on the part of the Client which arises due to the fact that the Client has provided no, inaccurate or incomplete Documents to the Contractor, or due to the fact that these have not been provided in a timely manner. This also includes the situation in which the Contractor is unable to file the annual report and accounts with the Chamber of Commerce within the statutory period as a result of acts or omissions (on the part) of the Client.
2. The Contractor will not be liable for any indirect loss or damage, such as: lost profit, lost savings, loss due to business interruption and any other consequential loss, or indirect loss or damage, which is the result of no, or not in a timely manner, or unsatisfactory, performance by the Contractor.
3. The liability on the part of the Contractor is limited to compensation of direct loss or damage that is the direct result of (a connected series of) attributable failure(s) in the execution of the Assignment. This liability is limited to the amount which, according to the Contractor’s liability insurer, is payable for the case concerned, plus any policy excess for the Contractor under the terms of the insurance. Direct loss or damage is – inter alia – taken to mean: the reasonable costs incurred to establish the cause and extent of the damage; the reasonable costs incurred to ensure that the Contractor’s performance complies with the Agreement, and the reasonable costs incurred for the prevention and limitation of the damage.
4. If, for whatsoever reason, the liability insurer does not pay out, the liability of the Contractor will be limited to the amount of the fee charged for the execution of the Assignment. If the Assignment concerns a continuing performance contract with a term of more than one year, the amount referred to above will be set at once the amount of the fee which was charged to the Client in the twelve months prior to the arising of the loss or damage. Under no circumstances will the total compensation of the loss or damage on the basis of this subclause amount to more than € 300,000 per attributable failure, unless parties, in view of the scope of the Assignment or the risks accompanying the Assignment – see reason at the entering into of the Agreement to derogate from this maximum.
5. A connected series of attributable failures will apply as one single attributable failure.
6. The limitations of liability included in this article do not apply if and in so far as there is intent or wilful recklessness on the part of the Contractor or its managerial staff (“leidinggevend management”).
7. The Client is obliged to take measures to limit loss or damage. The Contractor has the right to remedy or limit loss or damage by means of repairing or improving the executed Work.
8. The Client indemnifies the Contractor against any claims by third parties on account of loss or damage caused due to the fact that the Client has not provided Documents or inaccurate or incomplete Documents to the Contractor.
9. The Client will indemnify the Contractor against any claims by third parties (including Employees of the Contractor and third parties engaged by the Contractor) who suffer loss or damage related to the execution of the Assignment, which is the result of the acts or omissions on the part of the Client or is the result of unsafe situations in the Client’s company or organisation.
10. The provisions of subclauses 1 up to and including 9 of this article relate to the contractual as well as the non-contractual liability of the Contractor to the Client.

Article 12. TERMINATION

1. The Client and the Contractor may at any time terminate the Agreement (in the interim) with immediate effect without observing a notice period, by means of notice in writing to the other party. If the Agreement terminates before the Assignment is completed, the Client will owe the fee in accordance with the hours stated by the Contractor for Work executed for the benefit of the Client.
2. If the Client terminates the Agreement (in the interim), the Contractor will have the right to: compensation of loss resulting from lower capacity utilisation arisen on its part and to be made plausible by the Contractor; reimbursement of additional costs that the Contractor has already incurred; and costs ensuing from any cancellation of engaged third parties (such as – inter alia – any costs with regard to subcontracting).
3. If the Contractor terminates the Agreement (in the interim), the Client will have the right to cooperation from the Contractor during the transfer of Work to third parties, unless there is intent or wilful recklessness on the part of the Client as a result of which the Contractor feels compelled to terminate the Agreement. It is conditional to the right of cooperation, as specified in this subclause, that the Client has paid all underlying outstanding advance payments or as the case may be all invoices.

Article 13. RIGHT OF SUSPENSION

1. The Contractor will be entitled, after careful balancing of interests, to suspend the fulfilment of his/her obligations, including the handing over of Documents or other items to the Client or third parties, until the time that all due and payable claims against the Client have been paid in full.
2. The first subclause does not apply with regard to Documents of the Client which have not (yet) been processed by the Contractor.

Article 14. EXPIRY PERIOD

In so far as these general terms and conditions do not determine otherwise, rights of claim and other entitlements of the Client on whatsoever basis against the Contractor related to the execution of Work by the Contractor will lapse, in any event after one year from the time when the Client knew about or reasonably could have known about the existence of these rights and entitlements. This period does not concern the possibility to submit a complaint to the authority (authorities) designated for the complaint handling and/or the Disputes Board(“Raad voor Geschillen”).

Article 15. ELECTRONIC COMMUNICATION AND ELECTRONIC FILING OF THE ANNUAL REPORT AND ACCOUNTS

1. During the execution of the Assignment the Client and the Contractor can communicate with each other by means of electronic resources and/or make use of electronic storage (such as Cloud applications). Unless agreed otherwise in writing, parties may assume that the sending of correctly addressed fax messages, emails (including emails sent through the internet) and voicemail messages, regardless of whether these contain confidential information or Documents related to the Assignment, will be mutually accepted. The same applies to other means of communication used or accepted by the other party.
2. The Client and the Contractor will not be liable towards each other for loss or damage that might ensue for one or both of them, resulting from the use of electronic means of communication, networks, applications, electronic storage, or other systems, including – but not limited to – loss or damage resulting from non-delivery or delay of delivery of electronic communication, omissions, distortion, interception, or manipulation of electronic communication by third parties or by software/equipment used for sending, receiving or processing of electronic communication, transmission of viruses and the not, or not properly, functioning of the telecommunication network or other resources required for electronic communication, except to the extent that the loss or damage is the result of intent or gross negligence. The above also applies to the use that the Contractor makes thereof in its contact with third parties.
3. In addition to the previous subclause the Contractor does not accept any liability for any loss or damage arisen due to or related to the electronic sending of (electronic) annual report and accounts and the digital filing thereof with the Chamber of Commerce.
4. The Client as well as the Contractor will do or omit all that can reasonably be expected from each of them to prevent the occurrence of aforesaid risks.
5. The data extracts from the sender’s computer system will provide conclusive evidence of (the contents of) the electronic communication sent by the sender until proof to the contrary has been provided by the recipient.
6. The provisions of article 11 accordingly apply.

Article 16. MISCELLANEOUS PROVISIONS

1. If the Contractor executes Work at the Client’s location, the Client will guarantee a suitable workplace, which complies with the statutory occupational health and safety standards and other applicable regulations with regard to working conditions. The Client must ensure that the Contractor is in that case provided with office space and other facilities, which in the opinion of the Contractor are necessary or useful for the performance of the Agreement, and which comply with all (statutory) requirements to be set for this. With regard to (computer) facilities made available, the Client is obliged to ensure continuity inter alia by means of adequate back-up, security and virus control procedures. The Contractor will apply virus control procedures when the Contractor makes use of the Client’s facilities.
2. The Client will not employ or approach Employees involved in the execution of the Work, to take up employment with the Client, whether or not temporarily, directly or indirectly, or to execute work for the benefit of the Client, directly or indirectly, whether or not in salaried employment, during the term of the Agreement or any extension thereof and during 12 months thereafter.
3. These general terms and conditions have been drawn up in Dutch as well as the English language. In the event of a difference or conflict between the English and the Dutch text, the Dutch text will be binding.
4. The provisions in the Assignment, which must expressly or by their nature remain in force after the end or the termination of the Assignment, will remain in force after the end or termination, including articles 6, 8, 9, 11, 16 sub clause 2 and article 17.

Article 17. APPLICABLE LAW AND CHOICE OF FORUM

1. The Agreement is governed by Dutch law.
2. All disputes will be resolved by the competent court in the district in which the Contractor is established.
3. The provisions of subclauses 1 and 2 of this article will not affect the possibility on the part of the Client to submit a dispute to the Disputes Board and/or to submit a complaint to the Contractor personally, the Accountancy Division (disciplinary law) or the Complaints Committee (right of complaint).

Article 18. REPAIR CLAUSE

1. If any provisions of these general terms and conditions or of the underlying Assignment/Agreement might be wholly or in part null and void and/or invalid and/or unenforceable as a result of any statutory regulation, judicial decision, or otherwise, this will have no consequences whatsoever for the validity of all other provisions of these general terms and conditions or the underlying Assignment/Agreement.
2. If any provision in the Assignment or any part of the Assignment cannot be relied on in law, the remaining part of the Assignment will remain in full force, always provided that provisions in the part which cannot be relied on will be deemed to have been adjusted in such a manner that reliance thereon will be possible, whereby the intention of parties with regard to the original provision or original part will remain in existence as much as possible.